La suite Google Workspace gratuite !
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Début octobre 2020, G Suite, qui regroupe les outils Gmail, Google Docs, Google Drive ou encore Google Meet, est devenue Google Workspace. Un rebranding qui, selon ses instigateurs, est censé « mieux représenter la vision du produit », id-est, celle d’un espace de travail intégré. Huit mois plus tard, nouveau rebondissement, Google Workspace devient gratuit !
Les options « pro » de Google Workspace s’ouvrent aux particuliers
En effet, la fraîchement rebaptisée Google Workspace a toujours proposé des fonctionnalités supplémentaires, accessibles uniquement aux professionnels et aux entreprises. Depuis le lundi 14 juin 2021, cette exclusivité ne tient plus. Google annonce dans un communiqué officiel que : « L’ensemble des plus de trois milliards d’utilisateurs existants, qu’ils soient particuliers, professionnels ou éducatifs, ont accès à l’intégralité de l’expérience Google Workspace ».
Au rayon des fonctionnalités précédemment réservées aux usagers professionnels, on retrouve les suggestions intelligentes concernant Gmail et les documents. Cette version pro proposait également la possibilité de déléguer des tâches utilisateurs dans Google Drive, juste en mentionnant leurs adresses Gmail. Autre ancien avantage exclusif des pros : l’affichage de Google Docs, Google Sheets ou encore Google Slides directement lors d’une vidéoconférence sur Google Meet.
La messagerie Google Chat comme point d’accès
Quiconque possède un compte Google peut jouir de ces fonctionnalités devenues gratuites et bien d’autres encore. Pour ce faire, il faut activer Google Chat (anciennement Hangouts) depuis l’interface Gmail. On y reviendra plus en détails à la fin de l’article.
Dès lors, la brique Chat donnera accès aux applicatifs de la suite, en l’occurrence Google Agenda, Google Docs, Google Drive, Google Meet, Google Slides sans oublier Google Sheets.
Certes, ces briques étaient déjà gratuites accessibles, mais pas depuis Google Chat qui devient donc un point d’accès à tout l’espace de travail. La messagerie instantanée n’a pas fini de se mettre à jour et connaîtra bientôt une autre modification significative. Chat intégrera des salons de conversation baptisés « Spaces ».
Cette nouvelle fonctionnalité permet de mieux utiliser les outils de gestion de projet et de contenus lors des échanges distancielles. Au sein de ces salons, il sera possible d’indiquer la présence, d’émettre des commentaires ou encore d’épingler des sujets.
Décidé à révolutionner la communication en temps réel à travers ses outils, notamment pour les collaborateurs distants, Google propulse Meet au niveau supérieur grâce au « Mode Compagnon ». Google a expliqué que : « Les personnes sur site pourront activer le mode compagnon sur leurs appareils personnels pour afficher leur propre vignette vidéo dans Meet et celles des utilisateurs distants ». De nombreuses fonctions intuitives et ultras pratiques seront alors à disposition des participants à une réunion.
Google Workspace pour faciliter la vie des télétravailleurs
Techniquement, Workspace est une suite de productivité « Software as a service » ou Saas. Le projet relatif à son évolution a été présenté lors de la keynote Google I/O en date du 18 mai 2021. Baptisé Smart Canvas, ce vaste projet a pour objectif principal d’améliorer et de fluidifier l’interaction des différentes briques du Workspace. En fournissant des efforts importants autour de la collaboration professionnelle à distance, en l’occurrence Chat et Meet, la firme de Silicon Valley montre clairement son intention de devenir un incontournable pour les télétravailleurs. La montée en puissance du télétravail pousse les concepteurs à proposer davantage de solutions plus pertinentes. On notera la similarité entre cette version améliorée de la messagerie de groupe de Google et la série Quip de Salesforce.
Un Gmail new-look dévoilé dans la foulée
Cette petite révolution s’est accompagnée d’un changement de look pour Gmail, l’outil le plus populaire de Google. Une mue qui n’est pas anodine sachant que Gmail devient par conséquent le portail principal de Google Workspace. Sachant que la quasi-totalité des détenteurs de compte Google maîtrise déjà l’interface de Gmail, il n’est guère étonnant que la firme souhaite leur acclimater rapidement à la nouvelle configuration de ses outils.
Voici comment faire pour accéder à Google Chat depuis Gmail et de bénéficier des nouvelles fonctionnalités de Google Workspace :
- Sur l’interface Gmail, cliquer sur « Paramètres » (la roue crantée en haut à droite),
- Cliquer sur le bouton « Voir tous les paramètres »,
- Cliquer sur l’onglet « Discussions et visioconférences »,
- À côté de « Chat », cocher « Google Chat » puis valider,
- Cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications »,
- Après la redirection, cliquer sur « Premier pas » et constater la différence de la nouvelle interface.
Google Workspace : une version gratuite, mais pas que…
Quand bien même, la firme dirigée par Pichai Sundararajan ouvre l’intégralité les options du Workspace à tous ses utilisateurs, il subsistera quand même une version payante. Répondant au nom de Google Workspace Individual, cette mouture propose selon les propres mots de la maison : “des fonctionnalités haut de gamme, notamment des services de réservation intelligents, des réunions vidéo professionnelles, un service de marketing par mail personnalisé et bien plus encore”.
Compter 9,99 € pour cette version qui s’adresse principalement aux PME, aux auto-entrepreneurs et autres indépendants.
Depuis le 14 juin 2021, Google Workspace (anciennement G Suite) offre gratuitement l’accès à toutes ses fonctionnalités. Les options qui étaient accessibles uniquement aux professionnels et aux entreprises sont désormais disponibles pour tout détenteur de compte Google. À fond dans son projet Smart Canvas, la firme de Mountain View compte devenir un incontournable de la communication distancielle et en temps réel pour les pros. Google Meet et Google Chat passent au niveau supérieur en intégrant toute la suite Google de manière plus intuitive et plus collaborative.
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